“Un Sistema para Reducir el Margen de las Malas Inversiones”

Protocolo para la Toma de Decisiones ligadas a la Energía

Continuando con el desarrollo de las iniciativas que permitan controlar los consumos y costes energéticos dentro de las instalaciones municipales, se ha desarrollado a petición de diferentes actores un protocolo que permita tomar decisiones de una manera imparcial y que permita minimizar los errores o inversiones no eficaces dentro de las instalaciones municipales.

El objetivo principal es el desarrollo de una metodología que permita seleccionar las mejores soluciones técnicas, económicas para la resolución de problemas técnicos o económicos ligados directa o indirectamente a la energía.

Pretende servir de guía a los técnicos de mantenimiento, gerentes o responsables de instalaciones municipales a hora de tomar de decisiones y buscar la diferenciación entre las soluciones técnicas existentes en el mercado para un mismo problema. Uno de los fundamentos es permitir diferenciar aquellas soluciones que se ajusten al 100% de las necesidades planteadas.

El alcance de estos procedimientos está orientado para la resolución de problemáticas ligadas a cualquier tipo de consumo o suministro energético para instalaciones de uso municipal ya sean de gestión pública o privada y abarca desde el planteamiento inicial de la necesidad, hasta la tipología de empresas ofertantes, las soluciones planteadas y el grado de resolución que proponen frente al punto de partida, así como el seguimiento a la consecuencia de las mismas.

protocolo-toma-decisiones

Protocolo de análisis para proyectos de ahorro y eficiencia energética

El protocolo tiene inicialmente dos fases siendo la primera de ellas fundamental para el desarrollo de las posteriores. Mediante una serie de preguntas/respuestas se debe realizar una composición de lugar sobre las verdaderas necesidades a resolver y los siguientes pasos a dar.

FASE I: Proyecto y sus necesidades

  • ¿Están correctamente definidas las necesidades que pretende cubrir la solución planteada?
  • ¿Cubren la necesidad real en todo/en parte?
  • ¿Están claras las consecuencias técnicas/sociales/económicas del cambio o transformación que se pretende ejecutar?
  • ¿Existen premisas económicas, energéticas, medioambientales u otras? ¿Cuáles son?

Con estas breves reflexiones se debe obtener una visión clara de las necesidades que se pretende solventar para solicitar ofertas técnicas y económicas y catalogarlas dentro de la siguiente fase.

FASE II: Soluciones técnicas planteadas

La fase dos tiene varios apartados diferenciados. Un análisis y comparativa económica de las ofertas recibidas, un estudio de las empresas ofertantes, un análisis de la solución planteada y un último proceso donde se revisen las consecuencias de la solución técnica planteada.

protocolo-toma-decisiones-graficoAnálisis /Comparativa

El primer paso a realizar es analizar y estudiar las ofertas recibidas localizando las principales diferencias, que pueden ser en:

  • La tipologia de los equipos
  • La solución técnica planteada para resolver el problema Soluciones
  • Las Mediciones

Y tras este primer análisis y comparativa estudiar el volumen de inversión planteada y donde se encuentran las diferencias de cada partida.

 

Tras este proceso realizar diversas comparativa al menos con los siguientes aspectos:

  • Entre volumen de inversió
  • Entre tecnologí
  • Entre soluciones para resolver la necesidad…
    • Soluciones y mediciones

Y a partir de este momento, proceder a un descarte de aquellas empresas en función los siguientes aspectos:

  • Aquellas que no permitan cubrir las necesidades mínimas planteadas.
  • Aquellas que cuyo precio este por encima de lo estimado.

 

Estudio de las empresas licitantes/ofertantes

Para evitar equivocarse con la empresa adjudicataria hay que analizar diferentes aspectos de las mismas catalogando sus diferentes experiencias, equipos técnicos, infraestructura y otros aspectos que resumimos en el siguiente esquema:

  1. Experiencia en casos similares:
    1. Años antigüedad
      1. Baja : menos de 3 años
      2. Media : Entre de 3- 8 años
      3. Alta: Más de 8 años
    2. Experiencia en proyectos similares:
      1. Baja : menos de 3
      2. Media : Entre de 4- 10
      3. Alta: Más de 10
    3. Equipo / infraestructura
      1. Tiene ingeniería propia
      2. Tiene/ejecuta servicio de gestión energética
      3. Tiene oficina / talleres / fabrica
      4. Cuanto personal dispone
    4. Nivel de facturación anual
      1. Menos de 100.000 €
      2. Entre 100.000 € y 300.000 €
      3. Más de 300.000 €
    5. Implicación posterior
      1. Existe implicación posterior por parte de la empresa
        1. Si / No

 

Estudio de la solución técnica planteada

Dentro de este apartado y una vez realizados las fases anteriores se deben analizar el planteamiento presentado por cada empresa en función a los siguientes parámetros mínimos:

  1. ¿Incluye un estudio de ahorros energéticos?
  2. ¿Incluye un estudio de ahorros económicos?
  3. ¿Hay un plan de viabilidad o amortización?
    1. ¿Los aspectos de base de plan son reales o actualizados a la utilización real de la instalación actual?
  4. ¿Se incluye un plan de financiación?
    1. ¿Directa por parte de la licitante?
    2. ¿Indirecta por terceros?
    3. ¿En base a los ahorros que se generarán?
  5. ¿Se incluyen la gestión de ayudas o subvenciones?
  6. ¿Incluyen un Plan de servicio post-venta?
    1. ¿En materiales, en mano de obra, o es integral?
  7. ¿Como cubren las garantías de materiales y de la mano de obra
  8. ¿Existe alguna implicación de la empresa en el resultado final?
    1. ¿En los ahorros, en la amortización?

 

Análisis de las consecuencias de la solución planteada

Es el último apartado de la II Fase pero uno de los más importantes de todo el proyecto ya que será lo que una vez terminada la implantación quedara dentro de la instalación y podrá solventar aquellas necesidades para lo que fue concebido todo el proceso. Se importante tener en cuenta los siguientes aspectos:

  1. ¿Cubre las necesidades iniciales?:
    1. En ahorro
    2. En inversión
    3. En resolución de la problemática técnica
  2. Coherencia
    1. ¿La solución planteada es coherente?
    2. ¿La solución tiene en cuenta la optimización previa o previsible de la instalación actual?
    3. ¿La solución resuelve el punto inicial:
      1. De manera integral
      2. De manera parcial

Conclusiones

Siguiendo el procedimiento anterior, las posibilidades de acertar tanto con la solución técnica como con los mejores profesionales para llevar a cabo así como la incorporación de las mejores soluciones técnicas o tecnológicas, son realmente muy elevadas.

Es difícil acertar con la identificación del problema, es difícil acertar con la solución más eficaz y complicado acertar con la empresa instaladora o la mejor fórmula de financiación de la misma, pero es necesario analizar fríamente todo el procedimiento si queremos tener unas instalaciones eficaces y eficientes.

Un fallo en cualquiera de las anteriores fases generara inicialmente una insatisfacción económica y energética de difícil resolución una vez ejecutado un mal planteamiento.

Desde FENAGE, recomendamos el acompañamiento para estos procesos de un gestor energético o bien que la dirección municipal le otorgue el tiempo necesario a los responsables del mismo para evitar males mayores a medio y largo plazo.

 

Luis Mª Sánchez Garcia

Responsable de proyectos y coordinación nacional
Federación Nacional de Gestores Energéticos
www.fenage.com